Personvern

Trondhjems Skiklub tar personvern og sikkerhet på alvor. Vi har satt oss inn i Norges Idrettsforbund retningslinjer og har oppdatert vår egen personvernerklæring. Les hvilke data vi behandler og hvordan dette håndteres.

Personvernærklæring

OM PERSONOPPLYSNINGER
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, der personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. For Trondhjems Skiklub (TSK) gjelder følgende (utdrag fra veileder fra NIF, vedtatt 20.12.17):

«Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Dvs. når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling (behandlingsgrunnlag) av nødvendige personopplysninger

TSK behandler personopplysninger om medlemmer som er nødvendig og en forutsetning for medlemskap og aktivitet i norsk idrett. Registrering av medlemsopplysninger er en forutsetning for medlemskap i norsk idrett. TSK behandler også personopplysninger om ikke-medlemmer som f.eks. deltar på arrangement i regi av klubben. Denne registeringen er basert på samtykke via påmelding eller registering, og er nødvendig for aktiviteten i idretten.

HVORFOR REGISTERER VI PERSONOPPLYSNINGER?
Formålet med all behandling av personopplysninger er ivaretagelsen av alle aktiviteter og medlemsavtalen, herunder gi god service til medlemmer og andre personer tilknyttet organisasjonen.

Medlemskap i TSK innebærer at vi må behandle personopplysninger i ulike sammenhenger som ved administrasjon av aktivitet, medlemskap, roller og verv, forsikring, kurs og kompetanse, rapportering til offentlige myndigheter med mer.

HVORDAN INNHENTER VI INFORMASJONEN
Personopplysninger registreres hos oss på tre ulike måter:
1. Medlemsinformasjon du gir oss når du/ditt barn aktivt velger å bli medlem av TSK
2. Informasjon du gir oss når du/ditt barn velger å benytte våre aktivitetstilbud, arrangement, konkurranser, kurs og/eller ønske om nyhetsbrev
3. Informasjon vi samler når du besøker våre sider (cookies, logg, etc.)

TSK samler inn opplysninger gjennom innmeldingsskjema, påmeldingsskjema eller skjema for å motta nyhetsbrev på våre hjemmesider.

HVORDAN BRUKES OPPLYSNINGENE
Personopplysningene brukes av de som har et rettmessig behov for tilgang til disse, f.eks.:
• For å administrere skiklubbens medlemmer og betalinger, samt følge opp lisenser og forsikringer mv.
• For å administrere påmeldinger, deltakelse og betalinger i aktivitetstilbud, kurs og konkurranser
• For å tilby god medlemsservice og informasjon om relevante aktiviteter og tilbud

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLES I TSK?
• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• Kjønn
• E-post
• Type medlemskap
• Familierelasjon (ved familiemedlemsskap)
• Faktura- og betalingshistorikk
• Relevant eller viktig informasjon knyttet til medlemskap og aktivitet, og evt. roller en har i idretten
• Evt. andre kontaktopplysninger som telefonnummer
• Resultater fra konkurranser
• Lisens og forsikring
• Antall år som medlem, tidligere deltakelse på aktiviteter, arrangement, kurs og konkurranser
• Bilder og video tatt fra aktiviteter, arrangement, kurs og konkurranser – med eksplisitt samtykke ved påmelding
• Ønsket størrelse på t-skjorte ved påmelding til Multisportsuka
• Opplysninger relatert til innholdet i kommunikasjon, slik som e-post, SMS, ol.

HVEM BEHANDLER INFORMASJONEN?
Trondhjems Skiklub, ved daglig leder Gry Haug Binde, er behandleransvarlig for klubbens håndtering av personopplysninger. Det daglige ansvaret kan være delegert til ansatte for ulike virksomhetsområder.

Tilgangen til personopplysninger er tilgangsstyrt. Ansatte og frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sin jobb/verv vil få tilgang etter behov, og disse har også taushetsplikt. Tilgang fjernes når behovet er opphørt. Personer utenfor klubben vil ikke gis tilgang til personopplysninger. Unntaket for dette er databehandlere/representanter for systemeiere som utfører tjenester for TSK, dette for å ivareta support mv.

HVOR LAGRES INFORMASJONEN?
Databehandlere vil kun bruke personopplysninger til det formålet de ble samlet inn for, eller for å utføre en tjeneste for TSK. Her er oversikten på hvor informasjonen lagres:

• Innhentet medlemsinformasjon lagres i vårt medlemssystem Styreweb. Medlemsinformasjonen blir lagret i NIF sitt medlemssystem. NIF utleverer personopplysninger til Brønnøysundregistrene/Frivillighetsregisteret for styre og ledelse i alle juridiske organisasjonsledd fordi de er rettslig forpliktet til dette. Det kreves ingen databehandleravtale mellom idrettslag og NIF/sentrale organisasjonsledd. De har hver for seg lovlig behandlingsgrunnlag for sine medlemmers personopplysninger. Sammen har de også et lovlig behandlingsgrunnlag for å utlevere opplysningene til den andre part.
• Fakturerings- og betalingshistorikk for medlemmer lagres i vårt medlemssystem Styreweb.
• E-postadresser lagres i vårt markedsføringssystem MailChimp – som brukes til medlemskommunikasjon, samt utsendelse av informasjon til andre som har gitt samtykke.
• Påmeldingsinformasjon i konkurranser lagres i påmeldingsplattform EQ Timing.
• Påmeldingsinformasjon i arrangement lagres i påmeldingsplattformen Hoopla.
• Annen fakturerings- og betalingshistorikk lagres i systemet Xledger – levert av Sparebank1 Regnskapshuset Smn AS.
• Bilde- og videomateriell lagres på egen server med kun tilgangsstyrt adgang for ansatte i TSK.
• Opplysninger som brukes til administrering opp mot ulike arrangement, samt rapporter og arkiv for intern informasjon lagres på adgangsstyrt Sharepoint – levert av Office 365.
• Bildegalleri og innmeldingsinformasjon lagres også i serveren på vår hjemmeside som leveres av Xmedia. De har administrasjonstilgang med support og driftsansvar.

Informasjonskapsler (cookies)
Våre nettsider benytter informasjonskapsler i forbindelse med analyseverktøyet Google Analytics. Hensikten er å gi oss informasjon om hvordan nettsidene benyttes og sikre din brukeropplevelse. Å tillate informasjonskapsler er noe du selv velger (nb, dersom du ikke aksepterer bruk av cookies, vil du kunne oppleve at noen funksjoner ikke fungerer optimalt).

Facebook Pixel: TSK bruker Facebook Conversion Tracking Pixel til å spore og forbedre våre markedsføringskampanjer på Facebook. Les mer om annonser på Facebook og hvordan du selv kan justere dine personlige innstillinger på Facebook.

Sikker side: TSK bruker HTTPS kommunikasjon (SSL Sikkerhetssertifikat) for kryptert og sikker overføringen av data mellom deg og oss.

Nyhetsbrev: Som medlem mottar du regelmessig nyhetsbrev fra oss. Nyhetsbrevet kan du selv melde deg av via lenke nederst i brevet, hvis du ønsker. Som medlem kan du også motta viktig informasjon fra oss direkte fra vårt medlemssystem eller på e-post fra ansatte i TSK. Dette er informasjon som følger medlemskapet. Dersom du har oppgitt mobiltelefonnummer/e-postadresse, er dette å anse som et samtykke til at vi kan kontakte deg per e-post og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen.
For ikke-medlemmer er det mulig å abonnere på nyhetsbrev fra TSK. Dette er frivillig, og du kan når som helst trekke ditt samtykke ved avmeldingsfunksjonen i det aktuelle nyhetsbrevet.

DINE RETTIGHETER
Som medlem og bruker av nettsidene våre har du rett til å be om innsyn i personopplysningene, samt rett om å korrigere feilaktige opplysninger. Retting og sletting av registrerte opplysninger er hjemlet i medlemsavtalen – som også gir noen begrensende unntak. Har du spørsmål om dette så kan du ta kontakt.

Ulike lover stiller krav til vår oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til idretten er avsluttet. Eksempler på dette er i forbindelse med forsikring/lisens og bokføring av økonomiske transaksjoner, eller at en har idrettsresultater eller roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.

KLAGE
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til gjeldende regelverk, kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på www.datatilsynet.no.

ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN
TSK forbeholder seg retten til å oppdatere personvernerklæringen til enhver tid. Informasjon om oppdateringer og endringer publiseres gjennom våre digitale kanaler.

KONTAKTINFORMASJON:
E-post: post@skiklubben.no
Org.nr: 982694655
Postadresse: Trondhjems Skiklub, Pb 1185 Nyborg, 7420 Trondheim

Du finner informasjon om behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten på idrettsforbundet.no

Oppdatert juli 2018